Primeros pasos

Cómo entrar, qué hay en la pantalla y quién hace qué.

Cómo entrar

  1. Abra la aplicación y pulse «Continuar con la cuenta institucional». Use su cuenta de correo de la Alcaldía (Office 365). La aplicación no guarda su contraseña: la verifica Microsoft. Si su dependencia usa el directorio interno, entre con su usuario de red.
  2. La primera vez queda una solicitud de acceso. Entrar con la cuenta institucional demuestra quién es usted, pero no le da permisos. El administrador de aplicación de su dependencia revisa la solicitud, la autoriza y le asigna su rol.
  3. Cuando le asignen el rol, vuelva a entrar. Verá en el menú los módulos que le corresponden.

Qué hay en la pantalla

Pantalla de inicio: cabecera con el logo, menú lateral por planes, tarjetas de pendientes y plazos de la dependencia.
La pantalla de inicio de un Custodio, con datos de demostración.
  • Arriba: el logo, el botón de Notificaciones (con un número cuando hay avisos sin leer), su nombre y dependencia, y Cerrar sesión.
  • A la izquierda, el menú, agrupado como los dos planes institucionales:
    • Plan de Seguridad: 1 · Autoevaluación, 2 · Activos, 3 · Riesgos.
    • Plan de Tratamiento: 5 · Controles, 4 · Planes, 6 · Incidentes.
    • Consulta: el tablero y los planes institucionales.
    Al entrar a un módulo se despliegan sus opciones (por ejemplo «Nuevo activo» o «Importar desde Excel»). Sólo verá las que su rol le permite. En el celular el menú se abre con el botón «Menú».
  • Mis pendientes: lo que está esperando por usted —por revisar, por aprobar o devuelto para corregir—, con enlace directo a cada registro.
  • Plazos de mi dependencia: hasta cuándo se puede diligenciar cada módulo. Verde: abierto. Amarillo: vence pronto. Gris: en consulta.

Quién hace qué

RolQué hace
OperadorRegistra y actualiza la información de su dependencia y la envía a revisión.
CustodioRevisa lo que envía el Operador: lo pasa al Propietario o lo devuelve para corregir.
PropietarioAprueba o devuelve. En los riesgos decide si acepta el riesgo residual. Responde ante el Comité Institucional de Gestión y Desempeño.
EnlaceConsulta y exporta el avance de su dependencia y acompaña a quienes diligencian. No modifica registros.
Administrador de aplicaciónAutoriza accesos, asigna roles, fija el calendario y concede prórrogas. No diligencia ni aprueba.
Administrador del sistemaAdministra cuentas, catálogos, estructura y auditoría. Consulta y exporta, pero no diligencia ni aprueba.

Avisos

Cada vez que un registro avanza, la aplicación avisa a quien le toca el siguiente paso y al Enlace de la dependencia. El aviso llega a la bandeja de Notificaciones y, si está activado, al correo. El correo sólo trae un enlace: el contenido se ve dentro de la aplicación.

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